Investir em tecnologias que possam aprimorar a filosofia empresarial da Gestão por Processos é um caminho estratégico para redução de custo e melhoria da eficiência. Saiba tudo sobre Gestão por Processos lendo este artigo

A gestão por processos é uma metodologia que visa melhorar a eficiência e a qualidade dos negócios por meio da identificação, documentação, otimização e melhoria contínua de processos. Baseada na ideia de que as empresas são feitas a partir de um conjunto de tarefas que precisam ser orquestradas para funcionar de maneira coesa, são fundamentais para a sustentabilidade da organização.

Na prática, escolher a gestão pautada em processos é uma missão que está relacionada especialmente com a estratégia, que deve ancorar todas as ações e processos, otimizando os fluxos continuamente, eliminando problemas e maximizando os pontos positivos.

A gestão por processos é relevante para as empresas que querem se manter competitivas. Aquelas que conseguem melhorar seus processos de forma contínua estarão mais bem posicionadas para atender às demandas dos clientes, reduzir custos e aumentar a lucratividade.

Como realizar a gestão por processos?

Para começar as estratégias da gestão por processos é preciso mapear e documentar aquilo que já existe. É um trabalho que exige identificar as atividades necessárias e as redundantes para, no final das contas, simplificar processos complexos e avaliar a eficiência de cada um.

Uma outra vantagem da identificação e mapeamento é que, a partir disso, podemos padronizar os processos, reduzindo a chance de erros. Na verdade, são muitas vantagens, por isso, elencamos oito motivos pelos quais a sua empresa pode se beneficiar de uma gestão pautada por processos.

Padronização

Esta é uma das principais vantagens, pois, a padronização ajuda a garantir que as tarefas sejam realizadas de forma consistente e eficiente, reduzindo o risco de erros.

Redução de erros

A gestão por processos ajuda a identificar e corrigir as causas dos erros, contribuindo para melhorar a qualidade dos produtos/serviços. Uma vez que os processos automatizados sejam validados, testados, e incorporados aos softwares e dashboards mais inovadores, a chance do erro é reduzida e o tempo humano investido em estratégias e inteligências humanas, gerando oportunidades de correção.

Equipe eficiente

Uma comunicação compartilhada e transparente entre os departamentos é um dos benefícios de definir claramente os processos e as responsabilidades. Assim, a gestão por processos ajuda a garantir que todos os departamentos estejam trabalhando pelo mesmo objetivo.

Melhoria contínua

Quando se fala em gestão por processos, está incutido que há uma necessidade contínua de revisões em cada tarefa, pois se pressupõe que a cada possível erro possa haver uma reavaliação na estratégia e condução do processo. Assim, as empresas ficam melhor posicionadas para se adaptar às mudanças do mercado e permanecer competitivas.

Redução de custos

A automatização dos processos pode eliminar alguns custos relacionados a tarefas redundantes ou que não agregam valor à instituição. No mapeamento, fica esclarecido onde estão os gargalos e onde há chances de correção.

Melhorias de automação

Com a inserção de processos automatizados, há melhoras na produtividade, no tempo da realização das tarefas, maior precisão, menos riscos de erros humanos, entregas com mais qualidade e maior satisfação do cliente.

Conformidade e governança

Com fluxos mais transparentes, os gestores têm mais possibilidades de padronização e, assim, redução de erros, fraudes e acessos não autorizados. 

Mensuração de resultados

Como a gestão por processos é pautada em dados, a tecnologia chega para contribuir na mensuração dos resultados, com dashboards e análises precisas para melhorar a tomada de decisões estratégicas.

Qual a importância da gestão por processos?

Como a gestão por processos claros e transparentes, os departamentos sabem exatamente como desempenhar suas funções, melhorando resultados individuais e coletivos. Para se ter uma ideia, conforme o TINYpulse, cerca de 70% dos trabalhadores dizem que a jornada de trabalho é curta demais para a quantidade de tarefas que precisam ser desenvolvidas durante o dia. 

Assim, a gestão por processos melhora a rotina, incrementando os resultados de tudo que é feito. Uma pesquisa do Senai, por exemplo, aponta que o uso de tecnologias para a gestão de processos potencializa em 22% a produtividade das pequenas e médias empresas.

Tecnologia para implementar gestão por processos

A tecnologia pode facilitar a implementação da gestão por processos de várias maneiras. Por exemplo, os softwares de gestão de processos podem ajudar as empresas a mapear, documentar e otimizar seus processos de forma mais eficiente.

Além disso, os softwares de análise de dados também podem ser usados para identificar oportunidades de melhoria, analisando uma grande quantidade de dados para identificar padrões e tendências.

Para que essa inteligência estratégica funcione bem, Sócrates Cordeiro, CEO da CeosGO explica que é preciso um esforço estratégico da organização, pois:

"As soluções tecnológicas precisam estar ancoradas nas necessidades da gestão e do cliente, que são fundamentais em todo processo. Significa que é preciso conhecer profundamente a organização para gerar avaliações assertivas e inteligentes, trazendo sustentabilidade econômica e o sucesso do cliente”.

A CeosGO é uma empresa que atua com cinco soluções de gestão que passam por planejar, criar e executar estratégias para a melhoria de qualidade e sucesso do cliente. O foco é automação, estratégia e inteligência aplicada. As soluções GO transitam entre melhorar o desempenho, reduzir custos, identificar problemas, monitorar tarefas, analisar e gerar dados, com pegada tecnológica e de inovação.  Conheça todas elas navegando em nosso site.