Neste artigo, vamos falar sobre os conceitos e explicar também como montar um plano de crise institucional.

 

Como criar um plano de gestão de crise institucional?

Se estamos gerenciando negócios, não há como controlar absolutamente tudo e estamos vulneráveis ao mercado e intempéries imprevistas. Mas, com atenção, podemos minimizar dados com ações rápidas e previsibilidades. Um dos pontos mais requeridos nas organizações é um plano de gestão de crise, seja ela financeira, estrutural ou mesmo de imagem.

A habilidade de tomar decisões corretas no início de uma crise pode diminuir bastante os riscos do negócio, mas, para isso, é preciso saber o que é exatamente uma crise, o momento certo de intervir e, claro, ter em mãos um plano pronto para executar na hora que a crise se instaura.

Neste artigo, exploraremos esses conceitos e vamos explicar também como montar um plano de crise institucional.

 

Quando é uma crise?

Para iniciarmos, é preciso definir o que configura uma crise, que pode ser definida como qualquer evento inesperado que apresente um risco significativo para a empresa e suas partes interessadas.

Isso pode incluir, por exemplo: desastres naturais, escândalos de corrupção, falhas de produtos, crises de saúde pública, interrupções operacionais, um incêndio, um grande processo trabalhista, entre outros. O ponto crucial é que uma crise representa uma ruptura na normalidade dos negócios e requer uma resposta imediata e coordenada.

E é aí que entra a gestão de crise.

Trata-se de um conjunto de estratégias e práticas adotadas por uma organização para identificar, prevenir, responder e se recuperar de situações adversas que representam uma ameaça significativa para seus objetivos, reputação ou operações. Envolve a habilidade de antecipar potenciais crises, a rápida tomada de decisões sob pressão e a implementação de medidas eficazes para mitigar danos.

 

 

Como criar um plano de gestão de crises?

Criar um documento acessível para que todos estejam cientes do que fazer no momento certo garante que sua organização esteja preparada para enfrentar desafios imprevistos. 

Aqui estão os passos fundamentais para desenvolver um plano de crise robusto:

 

1. Identifique as potenciais crises:

• Liste os possíveis eventos que poderiam representar uma crise para a sua organização, levando em consideração ameaças internas e externas. Isso pode incluir desastres naturais, falhas de produtos, crises de reputação, problemas financeiros, entre outros.

2. Avalie os Riscos e Impactos:

• Analise o potencial impacto de cada cenário de crise na operação, reputação e finanças da empresa e classifique os riscos de acordo com sua probabilidade de ocorrência e gravidade.

3. Estabeleça uma Equipe de Gerenciamento de Crises:

• Nomeie uma equipe de gestão de crises com membros de diferentes áreas da empresa, incluindo liderança executiva, comunicação, operações, recursos humanos, jurídico, entre outros, e defina claramente as responsabilidades de cada membro.

4. Desenvolva Procedimentos Operacionais:

• Elabore procedimentos detalhados para lidar com cada tipo de crise identificada, com instruções claras sobre como responder às primeiras indicações de uma crise, quem contatar, como comunicar interna e externamente, e quais ações tomar para mitigar os danos.
• Para imprensa, mantenha sempre treinado um porta-voz.

5. Estabeleça Canais de Comunicação:

• Determine os canais de comunicação a serem utilizados durante uma crise, tanto internamente quanto com partes interessadas externas, como clientes, fornecedores, mídia e autoridades regulatórias e garanta que esses canais estejam acessíveis e operacionais em todos os momentos.

6. Realize Treinamentos e Simulações:

• Treine regularmente a equipe de gestão de crises em seus papéis e responsabilidades, simulando crises para testar a eficácia do plano e identificar áreas de melhoria.

7. Estabeleça Indicadores-Chave de Desempenho (KPIs):

• Defina KPIs para medir a eficácia da resposta à crise, como tempo de resposta, precisão da comunicação e impacto nas operações e utilize esses KPIs para avaliar o desempenho e fazer ajustes no plano conforme necessário.

8. Revise e Atualize Regularmente:

• Revise e atualize regularmente seu plano de crise para garantir que ele esteja alinhado com as mudanças na organização e no ambiente externo, levando em consideração novas ameaças emergentes e lições aprendidas de crises anteriores.

Ao seguir esses passos e dedicar tempo e recursos à preparação, sua organização estará melhor equipada para lidar com crises de forma eficaz e proteger seus interesses a longo prazo.

 

Alguns exemplos que deram certo ao longo do tempo:

• Toyota: Durante a crise dos recalls de veículos em 2009, a Toyota demonstrou uma resposta ágil, assumiu a responsabilidade pelos problemas e implementou medidas para fortalecer seus processos de controle de qualidade.

 

• Johnson & Johnson: Em 1982, a Johnson & Johnson enfrentou uma crise de relações públicas após sete pessoas morrerem devido à contaminação de produtos Tylenol. A empresa agiu rapidamente, retirou todos os produtos do mercado, colaborou com as autoridades e introduziu novas embalagens à prova de adulteração, reconstruindo assim a confiança dos consumidores.

 

Gestão de crises é ponto-chave na sobrevivência

A gestão de crises é muito importante para qualquer organização continuar sendo saudável e pode ser o ponto-chave de sobrevivência quando há um grande problema. Ao adotar uma abordagem proativa, investir em planejamento de contingência e manter uma comunicação transparente, as empresas podem não apenas superar os desafios inesperados, mas fortalecer sua imagem e reputação.