Soluções GO Quality para Gestão e Qualidade trazem resultados para empresas de todos os segmentos

Não só nas grandes escolhas mas também nos pequenos detalhes que a gente percebe o quanto uma empresa é organizada e eficiente. Na gestão de documentos da instituição também acontece o mesmo. Geri-los apoia todos os processos de padronização, tornando a empresa e sua imagem ainda mais sólidas. Do contrário, há falta de comunicação, perda de credibilidade e de tempo.

Atualmente é possível fazer a gestão de documentos externos e internos, com workflows personalizados de aprovações, codificações automáticas, controle de versões, protocolos de acessos, alertas de vencimentos, entre outras ações planejadas individualmente para cada empresa. O importante é otimizar. E para isso, utilizar a tecnologia é fundamental. Por isso, a CeosGO, empresa com mais de 15 anos no mercado, oferece várias soluções, incluindo a gestão de documentos.

A tecnologia funciona da seguinte forma: o cliente, seja um hospital ou uma empresa comercial, implementa vários módulos de gestão em sua empresa: documentos, riscos, ocorrências e planejamento. Cada fase demanda atenção específica. No caso da gestão de documentos, é importante saber que todos eles precisam ser criados, padronizados, validados e, por fim utilizados já no software.

“A instituição precisa ter as regras estabelecidas, entre elas, a forma como os documentos são gerados. Políticas internas, manuais, modelos de arquivos, formulários, instruções, procedimentos operacionais, entre outros, devem ter sua estrutura validada pela instituição para que sigam sendo utilizados por toda a equipe, de forma a manter o acesso fácil e seguro, otimizando todos os processos”, explica Kele Cristina Dias, gerente de produto da CeosGO. 

Vamos entender melhor como a Gestão de Documentos pode ajudar sua empresa a estabelecer melhores práticas e otimizar as tarefas? 

Primeiro, é preciso saber que a gestão de documentos é de extrema importância para organizações de todos os tipos e tamanhos. Ela lida com documentos ao longo de seu ciclo de vida, desde a criação até o momento em que não é mais utilizado.  

Aqui estão algumas razões que destacam a importância da gestão de documentos:

1. Acesso fácil à informação;
2. Conformidade legal e regulatória;
3. Eficiência operacional;
4. Proteção de informações;
5. Preservação de informações valiosas;
6. Redução de custos.

De maneira ampla, gerir documentos apoia a empresa ao trazer mais eficiência, produtividade, conformidade e proteção de informações empresariais. 

Mas é preciso esclarecer que se manter no passado não trará resultados inovadores. Vale alinhar todos esses processos de gestão às tecnologias que vão potencializá-los. Por isso, um software de gestão traz uma série de benefícios para as organizações. Ele ajuda a otimizar as tarefas, melhorar a eficiência operacional, facilitar a tomada de decisões e aumentar a produtividade. 

Também auxilia na automação dos processos, integra informações, melhora a comunicação, os workflows, as colaborações, gera relatórios de uma forma mais analítica e, por fim, traz a segurança necessária para o acesso remoto ser possível.

GO Quality posiciona soluções que facilitam gestão em qualquer segmento 

Com a plataforma GO Quality é possível fazer a gestão de documentos externos e internos, com workflows personalizados de aprovações, codificações automáticas, controle de versões, protocolos de acessos, alertas de vencimentos, entre outras ações planejadas individualmente para cada empresa.

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