Apesar de semelhantes na grafia e na finalidade, os dois conceitos possuem métodos diferentes.

O conceito de “gestão por processos” muitas vezes pode ser confundido com a “gestão de processos” num ambiente corporativo organizacional. Apesar das semelhanças na escrita, e da possibilidade de aplicação em qualquer tipo de negócio, esses termos representam funções diferentes na estratégia e ação de uma empresa. Abaixo, listamos as principais diferenças entre um e outro. 

Muito além da troca de preposição, as atividades possuem finalidades parecidas, mas métodos diferentes. Toda empresa pode realizar a “gestão DE processos”, mas não necessariamente a “gestão POR processos”.   

Isso porque o primeiro caso compreende uma otimização do setor da instituição, atuando muitas vezes de maneira isolada. Um exemplo é a Gestão Estratégica, onde através da melhoria em um determinado setor é possível otimizar determinada tarefa, identificando gargalos e facilitando o fluxo de trabalho.

Cada processo é gerenciado de uma forma específica, conforme a área de especialidade. Do momento de entrada até a saída, ele é orquestrado para que de ponta a ponta gere lucro.

No entanto, é preciso entender que as organizações, sejam de qual área for, são dinâmicas e mudam o tempo inteiro. Estes processos individuais divididos verticalmente participam de um caminho multidisciplinar e colaborativo. É aí onde entra a diferença para a “gestão POR processos”. 

Neste segundo caso, na prática, consiste em uma "reorganização" das empresas, passando das funções e departamentos para um arranjo conjunto baseado na ótica dos processos. Para fazer isso, todas as áreas da empresa precisam agir horizontalmente e integrada, demonstrando unidade e quebrando a percepção de que cada setor precisa fazer apenas o seu trabalho.

Quando falamos em “gestão POR processos”, podemos perceber a sistematização e aplicação de estratégias não apenas nos setores operacionais, mas também no setor administrativo, utilizando de conceitos como o monitoramento de tarefas para uma visão 360º do negócio.  

“Empresas tradicionais estão acostumadas a gerenciar as atividades em cada departamento, mas com a aplicação de sistemas de gestão que melhorem o workflow, o panorama tende a mudar. Isso faz com que esta gestão torne mais ampla e sistêmica, gerando menos interferências departamentais”, explica Sócrates Cordeiro, CEO da CeosGo.

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A importância da colaboração interdepartamental

Um dos principais benefícios da gestão por processos é a promoção de uma cultura de colaboração entre os departamentos. Quando as equipes entendem como suas atividades individuais impactam o resultado geral da empresa, elas tendem a se comunicar mais efetivamente e a compartilhar informações de maneira proativa. Essa colaboração não só melhora o desempenho, mas também fortalece o espírito de equipe e a motivação dos colaboradores.

Além disso, a gestão por processos ajuda as empresas a se tornarem mais resilientes. Em um mundo em constante mudança, onde novas tecnologias e práticas de mercado surgem rapidamente, as organizações que adotam uma abordagem de gestão por processos estão melhor posicionadas para se adaptar. A flexibilidade que essa metodologia proporciona é vital para a sobrevivência e o crescimento em um ambiente competitivo.

Low Code e a Gestão

Um grande aliado da “gestão por processos” é o low code, que torna a implementação e usabilidade mais ágeis. O conceito aborda formas mais práticas para a elaboração de workflows customizados com pouco desenvolvimento de código, gerando flexibilidade, economia de tempo e agilidade nos processos. O uso de plataformas low code permite que equipes não técnicas contribuam para a criação e otimização de processos, democratizando o acesso à tecnologia dentro das empresas.

Dentro desta perspectiva, ferramentas como o GO Flow oferecem ações intuitivas e acessíveis a todos os usuários, gerando interação com outras funcionalidades do sistema local. Isso contribui para evitar retrabalhos e diminuir os custos. Já em outros ambientes, outras aplicações podem ser adaptadas, conectando com outros softwares a depender da demanda da instituição. Essa integração de sistemas é fundamental para garantir que todas as partes da organização trabalhem em sinergia, permitindo que os dados fluam livremente e que as decisões sejam tomadas com base em informações precisas e atualizadas.

Melhores práticas na implementação de gestão por processos

Para implementar eficazmente a gestão por processos, as empresas devem considerar algumas melhores práticas:

1. Mapeamento de Processos: Comece identificando e documentando todos os processos existentes na organização. Use diagramas de fluxo para visualizar como as atividades interagem.
2. Definição de Indicadores de Desempenho (KPIs): Estabeleça métricas claras para medir o desempenho de cada processo. Isso permitirá monitorar a eficácia e identificar áreas que precisam de melhorias.
3. Treinamento e Capacitação: Invista no treinamento das equipes para que elas compreendam a importância da gestão por processos e como podem contribuir para o sucesso coletivo.
4. Feedback Contínuo: Promova uma cultura de feedback onde os colaboradores se sintam à vontade para sugerir melhorias e relatar problemas. Isso não apenas melhora os processos, mas também aumenta o engajamento dos funcionários.
5. Uso de Tecnologia: Utilize ferramentas e softwares que apoiem a gestão por processos, como o GO Flow, que permitem automatizar tarefas e integrar informações de forma eficiente.
6. Revisões Regulares: Realize revisões periódicas dos processos para garantir que eles continuem alinhados com os objetivos da empresa e com as necessidades do mercado.

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