Workflow é uma metodologia completa que mapeia, analisa e otimiza um conjunto de tarefas e processos para melhorar a gestão de qualquer organização.

Uma gestão bem estruturada faz toda a diferença na hora de entregar serviços com qualidade e excelência. Quando o objetivo está alinhado a estratégias eficazes, assertivas, baseadas em mapeamentos adequados e um desenho claro de todo o fluxo, muito provavelmente estaremos diante de gestão que utiliza um workflow bem planejado e executado. É exatamente sobre esse fluxo de trabalho que vamos falar neste artigo.

 

O que é workflow?

Workflow é uma metodologia para organizar o fluxo de trabalho de uma instituição de maneira otimizada. Significa dizer que as atividades são dispostas e escolhidas em uma ordem pré-determinada para seguir uma sequência lógica e assim alcançar bons resultados.

Um exemplo simples, mas que pode esclarecer o funcionamento de um workflow e sua aplicação, é o preparo de um jantar. Quando você se dispõe a fazer uma refeição na sua casa, precisa seguir um passo a passo: checar os ingredientes, equipamentos, utensílios e, se estiver tudo certo, seguir com a preparação, que segue uma ordem lógica. 

Numa comparação simplista, fica mais claro que o workflow é um passo a passo para conseguir cumprir as atividades propostas estrategicamente. Mas vai bem além.

Diferentemente de um fluxograma, que é apenas uma representação gráfica de um processo, o fluxo de trabalho ou workflow é uma metodologia completa que mapeia, analisa e otimiza um conjunto de tarefas interligadas. Integrado a uma boa tecnologia, ele vai além da visualização, pode automatizar etapas repetitivas, definir responsabilidades e estabelecer prazos, tudo de forma digital e integrada.

 

Diferenças entre workflow, fluxograma e processo:

• Workflow: Uma metodologia completa que mapeia, analisa e otimiza um conjunto de tarefas interligadas, incluindo automação, definição de responsabilidades e prazos.

• Fluxograma: Uma representação gráfica simples de um processo, mostrando as etapas sequenciais e as decisões a serem tomadas.

• Processo: Uma série de etapas inter relacionadas que visam alcançar um determinado objetivo.

 

Workflow: por que sua instituição precisa de um?

Os benefícios de implementar um fluxo de trabalho em sua instituição são diversos, entre eles, aumento de produtividade, melhor qualidade, redução de custos, agilidade, mais colaboração, transparência e controle dos fluxos:

• Automatizando tarefas repetitivas e otimizando os processos, seus colaboradores podem se concentrar em atividades mais estratégicas, aumentando a produtividade geral da equipe.

• Com um fluxo de trabalho bem definido, as tarefas são realizadas de forma padronizada e consistente, minimizando erros e retrabalho, e garantindo a qualidade dos resultados.

• A otimização dos processos leva à redução de custos com retrabalho, desperdícios e tempo improdutivo.

• A automatização e a definição clara de responsabilidades garantem que as tarefas sejam concluídas mais rapidamente, agilizando os processos como um todo.

• O fluxo de trabalho facilita a comunicação e a colaboração entre os membros da equipe, garantindo que todos estejam na mesma página e trabalhando em conjunto para alcançar os objetivos comuns.

• Com o fluxo de trabalho digitalizado, você tem uma visão completa e em tempo real de todas as etapas do processo, permitindo um melhor controle e tomada de decisões mais assertivas.

• Ao trabalhar em um ambiente mais organizado e eficiente, os colaboradores se sentem mais motivados e engajados, o que impacta diretamente na satisfação no trabalho.

 

Conheça 7 motivos para sua instituição adotar um workflow:

1. 1.Automatizando tarefas repetitivas com um workflow e otimizando os processos, seus colaboradores podem se concentrar em atividades mais estratégicas, aumentando a produtividade geral da equipe.
2. Com um workflow bem definido, as tarefas são realizadas de forma padronizada e consistente, minimizando erros e retrabalho, e garantindo a qualidade dos resultados.
3. A otimização dos processos leva à redução de custos com retrabalho, desperdícios e tempo improdutivo.
4. A automatização e a definição clara de responsabilidades geradas pelo workflow garantem que as tarefas sejam concluídas mais rapidamente, agilizando os processos como um todo.
5. O workflow facilita a comunicação e a colaboração entre os membros da equipe, garantindo que todos estejam na mesma página e trabalhando em conjunto para alcançar os objetivos comuns.
6. Com o workflow digitalizado, você tem uma visão completa e em tempo real de todas as etapas do processo, permitindo um melhor controle e tomada de decisões mais assertivas.
7. Ao trabalhar em um ambiente mais organizado e eficiente, os colaboradores se sentem mais motivados e engajados, o que impacta diretamente na satisfação no trabalho.

 

Como criar um workflow do zero?

Um desafio para qualquer gestor é pensar e implementar um workflow adequado e estratégico do zero. É complexo, mas muito satisfatório, pois, com as ferramentas e metodologias certas, é possível implementá-lo de forma cirúrgica. Veja abaixo um passo a passo:

1. Defina o objetivo: Qual problema você deseja resolver ou qual processo você deseja otimizar com o fluxo de trabalho? 

2. Mapeie o processo atual: Descreva todas as etapas do processo atual, identificando os pontos de início e fim, as tarefas envolvidas, os responsáveis por cada etapa, os prazos e os recursos utilizados.

3. Analise o processo: Identifique os gargalos, os pontos de ineficiência e as oportunidades de otimização. Questione cada etapa e busque formas de torná-la mais eficiente.

4. Desenhe o fluxo de trabalho: Utilize ferramentas como o GO Flow para desenhar o fluxo de trabalho de forma visual e intuitiva. Inclua todas as etapas, os responsáveis, os prazos e as regras de decisão.

5. Implemente o fluxo de trabalho: Treine seus colaboradores sobre o novo processo e forneça-lhes as ferramentas e o suporte necessários para implementá-lo com sucesso.

6. Monitore e avalie: Monitore o desempenho do fluxo de trabalho e faça ajustes conforme necessário. Avalie periodicamente se o fluxo de trabalho está atingindo os objetivos desejados e identifique oportunidades de melhoria contínua.

Fluxo de trabalho exemplo 

Vamos considerar a criação de um fluxo de trabalho para um gerenciamento de implantação de software e pensar o que deve ser feito em cada etapa, em seguida, definir os responsáveis e desenhar como será a execução.

• Início do Projeto 

Responsável: Gerente de Projetos
O gerente de projetos reúne as partes interessadas para definir os objetivos, escopo, prazos e recursos necessários. Um documento de planejamento inicial é criado e aprovado pelos envolvidos.

• Planejamento Detalhado

Responsável: Equipe de Planejamento
A equipe de planejamento detalha as tarefas, cronogramas e alocação de recursos. Cada tarefa é atribuída a membros específicos da equipe com prazos definidos e indicadores de progresso. Ferramentas como Microsoft Project ou Monday.com são usadas para monitoramento.

• Execução 

Responsável: Equipe Técnica e de Implementação
A equipe técnica começa a executar as tarefas atribuídas, como a instalação do software, personalização de funcionalidades e integração com sistemas existentes. Cada etapa concluída é atualizada no sistema de gestão, permitindo o acompanhamento do progresso.

• Monitoramento e Controle 

Responsável: Gerente de Projetos
O gerente de projetos monitora o andamento das atividades em relação ao cronograma e orçamento. Relatórios de status são gerados periodicamente para identificar desvios, e ajustes são feitos em tempo real para manter o projeto no rumo.

• Testes e Ajustes 

Responsável: Equipe de QA e Clientes
Depois que a implementação técnica é concluída, a equipe de QA (garantia de qualidade) realiza testes para verificar se o software está funcionando corretamente. O cliente também realiza testes de aceitação. Qualquer problema é encaminhado para correção.

• Encerramento do Projeto 

Responsável: Gerente de Projetos
Após a aprovação final dos testes, o projeto é encerrado formalmente. Um relatório de encerramento é gerado, incluindo lições aprendidas, desempenho geral, e o projeto é entregue oficialmente ao cliente.

Para otimizar todos esses processos, é importante investir em um software para criar o seu workflow, que vai oferecer tudo que for necessário para a equipe envolvida. Conheça o GO Flow.

GO Flow: crie o melhor workflow

O GO Flow é uma plataforma completa de gestão de fluxos de trabalho que oferece tudo o que você precisa para criar, implementar e gerenciar seus fluxos de trabalho de forma eficiente e eficaz. Com o GO Flow, você pode:

• Criar fluxos de trabalho visuais e intuitivos com arrastar e soltar;

• Automatizar tarefas repetitivas para economizar tempo e reduzir erros;

• Definir responsabilidades e prazos para garantir que as tarefas sejam concluídas no prazo;

• Receber notificações sobre o andamento do fluxo de trabalho;

• Gerar relatórios para acompanhar o desempenho do fluxo de trabalho;

• Integrar-se com outras ferramentas de negócios;

Um workflow bem estruturado pode ser um grande diferencial para o seu negócio.