Por meio da gestão de documentos, as operações vão ser melhor realizadas e administradas.

O que é gestão de documentos? Trata-se de um conceito que fala sobre a otimização de operações para garantir eficiência na área documental: basicamente significa administrar e controlar todos os documentos e informações dentro de uma empresa. 

Essa definição abrange desde a criação e organização até o armazenamento e descarte de documentos, e sua importância não pode ser subestimada. Quando implementada de maneira eficaz, a gestão de documentos pode melhorar drasticamente a forma como sua empresa atua. Já quando negligenciada, pode gerar uma série de problemas que afetam diretamente a produtividade e a eficiência.

Confira neste artigo tudo que você precisa saber sobre gestão de documentos e as suas fases.

O que é gestão de documentos?

A gestão de documentos é o conjunto de práticas e ferramentas utilizadas para gerenciar o ciclo de vida dos documentos, desde sua criação até sua eliminação. Envolve a captura, organização, armazenamento, recuperação e descarte de documentos e informações. A gestão eficaz desses processos garante que as informações estejam acessíveis, seguras e em conformidade com as regulamentações aplicáveis, em cada uma das fases da gestão de documentos.

Fases da gestão de documentos

A gestão de documentos pode ser dividida em várias fases distintas, cada uma delas apoia a o gerenciamento dos documentos de forma eficaz:

Criação e captura: esta fase envolve a criação e captura de documentos, que pode incluir desde relatórios e propostas até e-mails e formulários. É essencial estabelecer padrões para a criação de documentos para garantir consistência e qualidade. A captura pode ser feita por meio de digitalização de documentos físicos ou através de sistemas de gestão documental que facilitam a coleta de informações digitais.

Classificação e organização: após a criação, os documentos devem ser classificados e organizados de maneira que sejam facilmente localizados quando necessário. Isso pode envolver a categorização dos documentos em pastas ou bancos de dados específicos e a aplicação de sistemas de etiquetagem e metadados para facilitar a busca e recuperação.

Armazenamento: o armazenamento de documentos pode ser feito de forma física ou digital. No caso dos documentos físicos, é fundamental utilizar soluções de armazenamento que preservem a integridade e a segurança dos documentos. Para documentos digitais, o uso de sistemas de gestão documental baseados em nuvem ou servidores locais pode ajudar a garantir que os documentos estejam sempre acessíveis e protegidos.

Acesso e recuperação: garantir que os documentos sejam facilmente acessíveis para aqueles que têm permissão inclui a implementação de sistemas de controle de acesso que protejam documentos sensíveis e a utilização de ferramentas de busca eficazes que permitam a recuperação rápida de informações.

Manutenção e atualização: documentos precisam ser revisados e atualizados regularmente para garantir que as informações permaneçam precisas e relevantes. Isso pode incluir a implementação de processos para revisar e atualizar documentos conforme necessário e a remoção de documentos obsoletos.

Descarte e armazenamento a longo prazo: finalmente, quando os documentos não são mais necessários, devem ser descartados de maneira segura, especialmente se contiverem informações sensíveis. Documentos que precisam ser mantidos por longos períodos, por razões legais ou regulamentares, devem ser armazenados de forma que possam ser facilmente acessados quando necessário.

Problemas causados pela má gestão de documentos

Gerir de forma ineficiente os documentos pode resultar em uma série de problemas significativos para qualquer empresa. Entre os mais comuns estão a perda de tempo, recursos, erros e problemas de segurança.

1. Perda de tempo e recursos: a falta de uma estrutura organizada para o armazenamento e recuperação de documentos pode levar a uma perda considerável de tempo. Funcionários perdem tempo procurando documentos importantes em locais desordenados ou mal identificados, o que não só reduz a produtividade como também causa frustração.
2. Risco de erros e conflitos: documentos mal gerenciados podem causar erros graves, como duplicação de esforços ou conflito de informações. Por exemplo, imagine uma empresa que precisa enviar uma proposta de projeto para um cliente importante. Se as informações estão dispersas e mal organizadas, a equipe pode acabar enviando um documento desatualizado ou com dados incorretos, comprometendo a credibilidade da empresa.
3. Comprometimento da conformidade e segurança: a gestão inadequada de documentos pode levar a problemas de conformidade regulatória e riscos de segurança. Muitas indústrias têm regulamentações rigorosas sobre o armazenamento e o gerenciamento de documentos, e não cumprir essas regras pode resultar em multas e penalidades. Além disso, informações sensíveis mal gerenciadas podem ser acessadas por pessoas não autorizadas, expondo a empresa a riscos de segurança.
4. Aumento de custos operacionais: armazenar documentos físicos em excesso ou investir em sistemas de armazenamento inadequados pode levar a custos operacionais elevados. Isso inclui despesas com espaço de armazenamento, manutenção de arquivos físicos e custos de gerenciamento de sistemas desatualizados.

Como aplicar a gestão de documentos na sua empresa

A implementação da gestão de documentos em sua empresa começa com uma avaliação das necessidades e desafios específicos da sua organização. Identifique quais tipos de documentos sua empresa lida, como são criados e usados, e quais problemas você está enfrentando com o gerenciamento atual. Com base nessa avaliação, você pode desenvolver um plano de gestão de documentos que se alinhe com as necessidades da sua empresa.

1. Desenvolva políticas e procedimentos - Crie políticas e procedimentos claros para a criação, armazenamento, acesso e descarte de documentos. Certifique-se de que todos os funcionários estejam cientes dessas políticas e treinados para segui-las.
2. Implemente ferramentas e tecnologias - Utilize ferramentas de gestão documental, como sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos (GED) e soluções de armazenamento em nuvem, para facilitar o gerenciamento de documentos e melhorar a eficiência.
3. Treine a equipe - Ofereça treinamento adequado para sua equipe sobre as melhores práticas de gestão de documentos e como utilizar as ferramentas e tecnologias implementadas.
4. Monitore e avalie - Acompanhe o desempenho do sistema de gestão de documentos e faça ajustes conforme necessário. Avalie regularmente a eficácia das políticas e procedimentos para garantir que estejam atendendo às necessidades da empresa.

Benefícios da gestão de documentos para a produtividade

A gestão eficaz de documentos pode trazer uma série de benefícios significativos para a produtividade da sua empresa. Entre os principais benefícios estão reduzir o tempo da busca do documento, pois com um sistema de organização eficiente os funcionários podem localizar e acessar documentos rapidamente, economizando tempo e aumentando a eficiência.

Além disso, documentos bem organizados e atualizados reduzem a probabilidade de erros e inconsistências, melhorando a precisão das informações e a qualidade do trabalho. Também traz mais segurança: uma gestão adequada garante que documentos sensíveis sejam protegidos e que a empresa esteja em conformidade com regulamentações, reduzindo o risco de problemas legais e de segurança.

No final das contas, ao reduzir a necessidade de armazenamento físico e otimizar os processos de gerenciamento, sua empresa pode economizar em custos operacionais e investir em outras áreas importantes.

O que é gestão de documentos?

Em resumo, a gestão de documentos é uma parte importante para que o gestor maximize a eficiência e a produtividade da sua empresa. Com a implementação adequada das fases da gestão de documentos e o uso de ferramentas e práticas eficazes, você pode transformar a forma como sua empresa opera, minimizando problemas e aproveitando os benefícios de uma gestão documental bem estruturada.