O uso de indicadores no processo de redução de não conformidades é muito mais estratégico, permitindo identificar falhas com precisão. Entenda como esse acompanhamento funciona.

Reduzir não conformidades e elevar os padrões de qualidade é um desafio permanente para instituições de saúde que buscam eficiência operacional, segurança do paciente e sustentabilidade financeira. 

É nesse ambiente que os indicadores de desempenho permitem identificar falhas com precisão, acompanhar tendências ao longo do tempo, priorizar riscos e agir de forma preventiva — antes que problemas se tornem eventos adversos, glosas, retrabalho ou impactos à reputação institucional.

Mais do que números em relatórios, os indicadores certos, quando bem utilizados, transformam a gestão da qualidade em um processo estratégico, contínuo e orientado à melhoria. 

Ao longo deste artigo, você vai entender como usar indicadores para acompanhar não conformidades, medir impactos e elevar o nível de qualidade, além de conhecer como soluções como o Go Quality, da CeosGO, potencializam essa jornada por meio de automação, rastreabilidade e inteligência analítica.

 

Por que indicadores são essenciais para a gestão de não conformidades na saúde

A gestão de não conformidades envolve identificar, registrar, analisar e tratar desvios em processos assistenciais, administrativos e de apoio que não atendem a requisitos normativos, protocolos internos ou boas práticas.

Dessa forma, sem indicadores, esse processo tende a ser reativo e fragmentado. Com processos bem definidos, ele se torna estruturado, mensurável e orientado à melhoria contínua, além de outros benefícios:

 

Visibilidade real dos problemas

Indicadores permitem enxergar o que, muitas vezes, não aparece no dia a dia. Eles ajudam a responder perguntas como:

 

• Onde estão ocorrendo mais não conformidades?
• Quais processos são mais vulneráveis?
• Há reincidência dos mesmos problemas?
• As ações corretivas estão sendo eficazes?

Essa visibilidade na operação, reduzindo achismos e direcionando decisões com base em evidências.

 

Priorização de riscos e recursos

Nem toda não conformidade tem o mesmo impacto. Algumas afetam diretamente a segurança do paciente, enquanto outras impactam custos, conformidade regulatória ou eficiência operacional. Indicadores permitem classificar, priorizar e alocar recursos de forma mais inteligente, focando no que realmente importa.

 

Atendimento a exigências regulatórias e acreditações

Instituições que buscam ou mantêm acreditações (como ONA, Qmentum ou Joint Commission) precisam demonstrar controle efetivo de não conformidades e uso sistemático de indicadores. Ter esses dados organizados e rastreáveis deixa de ser um diferencial e passa a ser um requisito.

 

Base para melhoria contínua

A qualidade não é um estado final, mas um processo contínuo. O uso de indicadores permite acompanhar a evolução ao longo do tempo, medir impactos das mudanças implementadas e sustentar ciclos de melhoria como PDCA e gestão por processos.

 

Principais indicadores que ajudam a reduzir não conformidades

Para que os indicadores cumpram seu papel, é fundamental escolher métricas alinhadas à realidade da instituição e aos riscos mais relevantes. A seguir, estão alguns dos principais indicadores utilizados na gestão de não conformidades na saúde.

 

1. Taxa de não conformidades por processo ou área

Esse indicador mostra quantas não conformidades foram registradas em determinado período, segmentadas por setor, processo ou unidade. Ele ajuda a identificar áreas críticas e gargalos operacionais recorrentes.

 

2. Índice de reincidência de não conformidades

Mais do que identificar falhas, é essencial saber se elas estão se repetindo. A reincidência indica falhas estruturais, ações corretivas ineficazes ou falta de acompanhamento adequado.

 

3. Tempo médio de tratamento da não conformidade

Esse indicador mede o intervalo entre o registro da não conformidade e sua resolução. Tempos elevados podem indicar falta de priorização, processos pouco claros ou ausência de responsáveis definidos.

 

4. Percentual de ações corretivas concluídas no prazo

Esse percentual avalia a disciplina da instituição na execução dos planos de ação. Atrasos recorrentes comprometem a eficácia da gestão da qualidade e aumentam a exposição a riscos.

 

5. Não conformidades por auditoria interna ou externa

O indicador de não conformidades é Importante para monitorar o nível de aderência a normas, protocolos e requisitos regulatórios. Ele também ajuda a preparar a instituição para processos de acreditação.

 

6. Indicadores relacionados à segurança do paciente

Eventos adversos, quase falhas (near miss), erros de medicação e falhas de comunicação assistencial são indicadores diretamente ligados à qualidade e à gestão de riscos.

 

Indicador	O que mede? (Definição)	Impacto no Negócio e na Saúde
Taxa de Não Conformidades	Registros de desvios por setor, processo ou unidade em um período.	Identifica gargalos operacionais e áreas críticas que precisam de intervenção.
Índice de Reincidência	Frequência com que as mesmas falhas se repetem após o tratamento.	Denuncia falhas estruturais, ações ineficazes e aumenta custos de retrabalho.
Tempo Médio de Tratamento	Intervalo entre o registro da falha e sua resolução definitiva.	Mede a agilidade institucional e evita a exposição prolongada a riscos.
Ações no Prazo (%)	Percentual de planos de ação concluídos dentro da data estipulada.	Avalia a disciplina da gestão e reduz a exposição a riscos regulatórios.
Indicadores de Segurança	Eventos adversos, erros de medicação e falhas de comunicação.	Impacta diretamente a vida do paciente e a reputação da instituição.

 

Agora que você conhece os indicadores-chave, surge o desafio operacional: como coletar, monitorar e agir sobre esses dados de forma eficiente, sem sobrecarregar as equipes com planilhas e processos manuais?

 

Como transformar dados em planos de ação eficientes

Coletar indicadores é apenas o primeiro passo. O verdadeiro valor está na capacidade de transformar dados em decisões e ações concretas, como a análise de causa raiz.

Sempre que uma não conformidade relevante é identificada, é fundamental ir além do sintoma. Ferramentas como Diagrama de Ishikawa e os 5 Porquês ajudam a identificar causas estruturais, evitando soluções superficiais.

Outro plano de ação indispensável é a definição clara de responsabilidades e prazos. Indicadores eficazes estão ligados a planos de ação objetivos, com responsáveis definidos, prazos realistas e critérios claros de sucesso. Sem isso, os dados perdem força e viram apenas registros históricos.

Além disso, temos ainda o monitoramento contínuo, uma vez que planos de ação não devem ser acompanhados apenas no início e no fim. Indicadores intermediários ajudam a monitorar a evolução, identificar desvios e corrigir rotas rapidamente.

Por fim, é preciso haver comunicação e engajamento das equipes. Indicadores não são apenas ferramentas da gestão. Quando compartilhados de forma transparente, eles ajudam a engajar equipes, reforçar a cultura da qualidade e promover aprendizado organizacional.

 

O papel dos indicadores na elevação do padrão de qualidade nas instituições de saúde

Quando bem utilizados, os indicadores deixam de ser instrumentos de controle e passam a ser um padrão estratégico de qualidade, proporcionando:

 

• Padronização de processos: indicadores revelam variações indesejadas e ajudam a consolidar boas práticas, reduzindo a dependência de conhecimento tácito ou individual;

• Prevenção em vez de correção: ao identificar tendências e sinais de alerta, os indicadores permitem agir antes que falhas se materializem, reduzindo eventos adversos, retrabalho e custos associados;

• Melhoria da experiência do paciente: processos mais seguros, previsíveis e eficientes impactam diretamente a experiência do paciente, fortalecendo confiança, reputação institucional e resultados assistenciais;

• Sustentação da qualidade ao longo do tempo: indicadores permitem que a qualidade seja mantida mesmo diante de mudanças de equipe, crescimento da instituição ou aumento da complexidade assistencial.

 

Go Quality da CeosGO: gestão analítica e inteligente para aprimorar a qualidade

Gerenciar indicadores manualmente, em planilhas ou sistemas desconectados, limita o potencial da gestão da qualidade. É aqui que soluções especializadas fazem a diferença.

O Go Quality, da CeosGO, foi desenvolvido para apoiar instituições de saúde na gestão estruturada de não conformidades, indicadores, auditorias e planos de ação, tudo isso em um ambiente integrado, rastreável e orientado por dados.

Veja como o Go Quality substitui processos frágeis por uma estrutura robusta e automatizada:

 

Desafio da Gestão Manual	Solução Inteligente (Go Quality)	Impacto na Qualidade e Acreditação
Planilhas Fragmentadas	Centralização e Automação: Registro de não conformidades e planos de ação em ambiente único e integrado.	Rastreabilidade Total: Dados prontos para auditorias ONA, Qmentum e Joint Commission.
Tratamento Reativo	Análise de Causa Raiz: Ferramentas nativas como Ishikawa e 5 Porquês integradas ao fluxo.	Prevenção Real: Identifica causas estruturais para evitar a reincidência de falhas.
Ações Esquecidas	Gestão de Prazos: Notificações automáticas e acompanhamento de cronogramas via Gráfico de Gantt.	Disciplina Operacional: Aumento do percentual de ações corretivas concluídas no prazo.
Dados sem Estratégia	Inteligência Analítica: Transformação de ocorrências em dashboards e gráficos de frequência (Pareto).	Decisão Baseada em Evidências: Visibilidade real de onde alocar recursos para mitigar riscos.

 

Com o Go Quality, o registro de não conformidades, a abertura de ações corretivas e o acompanhamento de prazos acontecem de forma automatizada, reduzindo erros manuais e retrabalho.

Além disso, cada não conformidade fica vinculada às suas causas, ações, responsáveis e resultados, facilitando auditorias, análises históricas e processos de acreditação.

Dessa forma, ao consolidar dados de diferentes fontes, o Go Quality transforma informações dispersas em insights estratégicos, apoiando decisões mais rápidas, seguras e fundamentadas.

 

Boas práticas para manter indicadores sempre atualizados e confiáveis

Para que os indicadores realmente sustentem a gestão da qualidade, algumas boas práticas rápidas são essenciais:

 

Definir claramente conceitos e critérios

Todos da instituição precisam entender o que está sendo medido, como e por quê. A chance de haver ambiguidades compromete a confiabilidade dos dados.

 

Automatizar sempre que possível

A automação reduz falhas humanas, aumenta a consistência das informações e libera tempo das equipes para análise e melhoria.

 

Revisar indicadores periodicamente

Os indicadores precisam evoluir junto com a instituição. Métricas que fizeram sentido no passado podem perder relevância com o tempo.

 

Integrar indicadores à rotina de gestão

Indicadores também devem fazer parte de reuniões, relatórios e decisões estratégicas, e não ficar restritos a áreas específicas.

 

Conclusão

Reduzir não conformidades e elevar os padrões de qualidade na saúde exige mais do que boa intenção ou esforço isolado. Exige dados confiáveis, indicadores bem definidos e capacidade de transformar informação em ação.

Quando utilizados de forma estratégica, os indicadores permitem identificar falhas com precisão, agir preventivamente, sustentar melhorias contínuas e fortalecer a segurança do paciente. 

Soluções como o Go Quality, da CeosGO, potencializam esse processo ao unir automação, rastreabilidade e inteligência analítica em uma plataforma pensada para a realidade da saúde. Mais do que medir, trata-se de evoluir a qualidade de forma estruturada, sustentável e orientada por evidências.

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