5 dicas para fazer uma gestão de processos eficientes em hospitais

5 dicas para fazer uma gestão de processos eficientes em hospitais

A gestão por processos é uma metodologia que tem por objetivo melhorar a eficiência e a qualidade dos negócios por meio da identificação, documentação e otimização contínua de processos.

Baseada na ideia de que as empresas são feitas a partir de um conjunto de tarefas que precisam ser orquestradas para funcionar de maneira coesa, a Gestão por Processos é uma prática fundamental para a sustentabilidade da organização.

No contexto hospitalar, gerir por processos torna a instituição detentora do conhecimento de seus processos e evita que este papel seja vinculado a um especialista, solidificando a cultura da empresa e trazendo transparência e melhores resultados para todos.

Além disso, com o mapeamento de processos e a visualização de toda a dinâmica, é possível dirimir gargalos, melhorar os fluxos, corrigir problemas e economizar tempo e dinheiro, pois as dificuldades são resolvidas de maneira mais célere. 

Confira neste blogpost as 5 fases para melhorar processos em ambientes hospitalares:

  1. Mapeamento de Processos;
  2. Integração de Tecnologia e Sistemas;
  3. Treinamento e Capacitação;
  4. Monitoramento em Tempo Real;
  5. Automatização;

 

O que é gestão por processos?

A gestão por processos é um conceito que une gestão de negócios e tecnologia da informação e que tem por objetivo melhorar a eficiência e a qualidade dos negócios por meio da identificação, documentação, otimização e melhoria contínua de processos. 

Baseada na ideia de que as empresas são feitas a partir de um conjunto de tarefas que precisam ser orquestradas para funcionar de maneira coesa, são fundamentais para a sustentabilidade da organização. Na prática, escolher a gestão pautada em processos é uma missão que está relacionada especialmente com a estratégia, que deve ancorar todas as ações e processos, otimizando os fluxos continuamente, eliminando problemas e maximizando os pontos positivos.

A gestão por processos é relevante para as empresas que querem se manter competitivas, pois, aquelas que conseguem melhorar seus processos de forma contínua estarão mais bem posicionadas para atender às demandas dos clientes, reduzir custos e aumentar a lucratividade.

Conheça aqui um pouco mais sobre os 8 benefícios da gestão por processos.

 

Como realizar a gestão por processos?

Para começar as estratégias da gestão por processos é preciso mapear e documentar aquilo que já existe. É um trabalho que exige identificar as atividades necessárias e as redundantes para, no final das contas, simplificar processos complexos e avaliar a eficiência de cada um. 

Outra vantagem da identificação e mapeamento é que, a partir disso, podemos padronizar os processos, reduzindo a chance de erros e melhorando os resultados. 

 

Fase 1: Mapeamento de processos 

O primeiro passo para iniciar a gestão por processos é iniciar um mapeamento de todos os processos que existem no hospital, detalhando os fluxos de ponta a ponta. Este desenho deve incluir as equipes envolvidas, para uma visão clara, identificando as etapas críticas desde a admissão até a alta do paciente.

Portanto, crie fluxogramas claros que destacam as interações entre os diferentes departamentos e profissionais de saúde e use ferramentas de gestão de processos para documentar e acompanhar visualmente cada etapa, permitindo uma compreensão mais fácil e rápida.

 

Fase 2: Integração de tecnologia e sistemas

Agora que você já sabe o que está sendo trabalhado e como estão rodando os processos, a próxima fase é implementar as melhorias. Entenda o que está funcionando, o que deve melhorar e aquilo que pode ser substituído por completo. Aqui devem ser pensadas também as formas de melhoria contínua e como esse trabalho será executado.

Uma das opções é integrar tecnologias para digitalizar os processos de ponta a ponta. Sistemas de informação integrados conectam os diversos setores do hospital, como prontuários eletrônicos, sistemas de gestão hospitalar e soluções de automação de processos, facilitando o acesso às informações relevantes, reduzindo a duplicidade de dados e melhorando a comunicação entre as equipes médicas.

 

Fase 3: Treinamento e capacitação 

Invista em programas de treinamento regulares para os colaboradores, garantindo que todos estejam atualizados com as melhores práticas e procedimentos, incluindo simulações práticas para lidar com situações de emergência e atualizações tecnológicas, assegurando que a equipe esteja preparada para qualquer eventualidade.

 

Fase 4: Monitoramento em tempo real

Utilize ferramentas de monitoramento em tempo real para acompanhar o desempenho dos processos hospitalares. Uma boa opção é implementar indicadores-chave de desempenho (KPIs) para avaliar a eficiência operacional, a qualidade do atendimento ao paciente e a utilização de recursos. Leia aqui como as métricas e indicadores podem impulsionar o sucesso do negócio.

A CeosGO oferece várias soluções para monitoramento em tempo real e gestão à vista, que possibilitam para o hospital visualizar o andamento dos processos, a eficiência de cada um, os gargalos e se os KPIs estão sendo alcançados. Assim, à vista, as decisões de gestão podem ser mais rápidas e os gargalos melhorados no mesmo instante. Conheça nosso módulo GO Dash.

 

Fase 5: Automatização

Para evitar perdas de tempo, estratégias centralizadas em um único colaborador e criar uma cultura empresarial de processos fortalecida, é preciso automatizar processos e dedicar esforços tecnológicos para que os fluxos sejam maduros e conduzidos por uma gestão inovadora. 

Dessa forma, softwares e soluções inteligentes, como a automatização, são essenciais para uma gestão com DNA tecnológico. Isso será fundamental para todos acompanharem os resultados e até implementar a gestão à vista, em que os dados relevantes podem ser acessados facilmente por todos.

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