Os processos devem beneficiar a empresa internamente, mas também ter foto nos clientes e como essas mudanças impactam em sua satisfação.

Empresas atentas às tendências do mercado e que sempre buscam novas formas de aprimorar sua operação procuram formas de garantir uma gestão mais assertiva, utilizando meios que melhorem o desempenho do trabalho realizado e entreguem resultados mais propícios para seu crescimento. 

Nesse sentido, uma das táticas que já vem ganhando destaque há alguns anos é investir na automação de processos internos, possibilitando que o negócio seja mais competitivo, eficiente e entregue valor diferenciado a seus clientes. 

Para explicar melhor sobre o que é a automação de processos internos e como fazê-la, preparamos esse conteúdo completo sobre o assunto.

O que é automação de processos internos?

A automação de processos é uma estratégia que transforma as etapas como diferentes tarefas são executadas dentro de seu negócio, geralmente as que influenciam em áreas produtivas e administrativas, passando do formato manual para uma execução feita com ajuda da tecnologia.

Ao contrário do que possa parecer, a automação de processos não tem objetivo de substituir humanos em sua execução, mas torná-los padronizados e mais práticos no cotidiano das equipes, além de garantir que os recursos da empresa sejam usados de forma otimizada. Ao automatizar diferentes tipos de processos, eles são feitos de forma ágil, em menos tempo, com menos erros e com menores índices de retrabalho, além da tecnologia usada permitir que dados valiosos sejam coletados, armazenados e analisados.

Com essas informações em mãos transformadas em relatórios, o monitoramento dos processos do negócio, e da empresa como um todo, é feito de forma mais eficaz e permite tomadas de decisão muito mais assertivas. Esse conjunto de benefícios influencia diretamente na qualidade dos produtos desenvolvidos ou serviços prestados, impactando positivamente nas vendas e no relacionamento com seus consumidores. 

Para você compreender melhor como a automação de processos internos pode ser usada num negócio, listamos alguns exemplos de tarefas que se encaixam nessa tática: 

• Realizar a gestão dos estoques; 
• Aplicar a tecnologia no relacionamento com o consumidor; 
• Emitir boletos, controlar notas fiscais e outros processos da área;
• Aplicar em processos produtivos, dentre muitos outros. 

Como fazer a automação de processos internos? 

Para fazer a automação de processos internos é preciso seguir alguns passos básicos e essenciais para as tarefas poderem ser realizadas efetivamente, evitando retrabalho durante a aplicação dessa técnica. Listamos os principais abaixo:

Mapeie os processos existentes 

Antes de qualquer coisa, é necessário mapear os processos internos já existentes no negócio para entender claramente como a automação pode ajudar a empresa. Liste-os e entenda a relação e dependência entre eles para criar uma visão clara de sua operação.

Com essa análise é possível entender onde acontecem as sobrecargas de trabalho, quais tomam mais tempo e quais acontecem em duplicidade, assim como o valor e o impacto de cada uma sobre o cenário maior de cada área.

Desenhe os processos ideais 

No passo anterior, com a compreensão dos processos internos existentes e seus problemas, agora é possível entender quais os processos ideais e os passos mais adequados para serem realizados. Assim, entenda e desenhe como eles devem ser executados de maneira que solucionem as dificuldades e erros mais frequentes, se livrando dos pontos fracos e desperdícios de recursos. 

Pense na sequência, no fluxo e na lógica ideal, entendendo a lista de checagem necessária para isso, incluindo também o fluxo de dados que deve existir para integrar as informações corretamente no cenário total.

Crie o cronograma de implementação e seus participantes 

O adequado é iniciar a implementação da automação de processos sempre por tarefas mais simples e ir incluindo outras conforme a eficiência é alcançada. Ao ter a visão de quais são os processos ideais para começar, defina um cronograma claro com etapas bem definidas. 

Para isso, é essencial incluir nesse processo as pessoas que participarão na implementação, garantindo que todos entendam claramente suas responsabilidades e correlação com as tarefas dos outros. Inclua testes nesse processo para identificar problemas e desvios dos objetivos propostos.

Realize treinamentos tanto quanto necessário

Realizar as automações de processos não é eficaz sem a aplicação de treinamentos que permitam a prática de uso dos sistemas que serão utilizados. Esse passo é tão essencial quanto os outros e garantirá que tudo seja aplicado como foi definido no planejamento.

Treinamentos iniciais e outros ao longo do tempo de uso podem ser necessários para eliminar dúvidas e reforçar o engajamento na utilização das soluções.

Continue realizando monitoramentos 

Após automatizar os processos, é importante continuar a monitorar sua aplicação e uso para realizar uma avaliação franca sobre a eficácia e os resultados alcançados. Para isso, use indicadores de desempenho e listas de checagem específicas para cada caso, entendendo os possíveis pontos de ajuste.

Utilize um sistema eficaz

Para que todos os passos citados acima sejam aplicados eficazmente, é imprescindível encontrar um sistema adequado para suas necessidades de automação de processos internos. 

Ele deve ser flexível às suas demandas, seguro e permitir a integração com outros sistemas de gestão que você já utilize, o que pode ser facilmente feito com o uso de APIs. Com essas dicas, você alcançará uma gestão empresarial muito mais produtiva, que permite um fluxo de trabalho mais inteligente e orientado ao crescimento do negócio. 

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